Procesmatig creëren: waarom nu ?

Procesmatig creëren is een synthese van dynamische oordeelsvorming en creatieregie.

Waarom is deze combinatie nu zo van belang ?  

Dankzij internet is informatie en kennis voor iedereen beschikbaar. Dat betekent dat een aantal oude aannames over management niet meer gelden,

schermafbeelding-2016-09-08-om-00-53-17
Figuur 1: Besturingsparadigma

In 1983 studeerde ik af op het Ministerie van Binnenlandse Zaken. Ze hadden een groot probleem met een wildgroei aan regelgeving en verticale planrelaties tussen de bestuurslagen. Ze hanteerden toentertijd de aanname dat sturing het beste kon komen van een apart en coördinerend BO (besturend orgaan) met een helder doel, Zo’n BO zou meer overzicht en meer strategisch inzicht hebben. Het BO, het BS en de omgeving staan los van elkaar in dit besturingsparadigma van de Leeuw. Dit is misschien wel de correcte manier om het IOS van een Apple computer te beschrijven, maar het kan geen model meer zijn voor de manier waarop sociale systemen tegenwoordig werken. De interacties binnen en tussen BO, BS en omgeving zijn immers volledig interdependent omdat de informatieverwerking, kennisontwikkeling en oordeelsvorming in alle drie op hetzelfde moment plaatsvinden. Effectieve besturing is vandaag alleen mogelijk als het besturingsmodel werkt als één geheel, zonder een verdeling tussen beleid, besluitvorming en uitvoering. Dynamische oordeelsvorming heeft een besturingsmodel dat uitgaat van de creatiekracht die huist in de onlosmakelijke verbondenheid tussen denken, voelen, willen en handelen ongeacht BO, BS of omgeving.

schermafbeelding-2016-09-19-om-22-11-13
Figuur 2: Model voor de dynamiek van actie-genererende beeld- en oordeelsvorming

 

Dit besturingsmodel past beter in een omgeving waar:

  • diverse partijen functioneren in een netwerk van onderlinge afhankelijkheden waarbij de noodzaak tot samenwerken groot is, maar noch het gewenste resultaat, noch het doel helder is;
  • bepaalde problemen ongestructureerd van karakter zijn;
  • iedereen toegang heeft tot de belangrijkste informatie;
  • geen van de betrokken partijen een eenzijdig beslissende invloed kan uitoefenen op de uitkomst van het proces.

Netwerkverbanden

Dit is een situatie die zich steeds meer voordoet. De rol van de overheid verandert, Er moest bezuinigd worden en de burger moet zelf meer verantwoordelijkheid nemen met sociale initiatieven of als mantelzorger. Daardoor komen er steeds meer (jonge dynamische) netwerkverbanden tussen overheid, burgers en ondernemers. In het bedrijfsleven is een hype van startups en innovaties aan de gang, die dankzij internet en de ondersteuning van multinationals makkelijk gebruik maken van regionale en internationale netwerken. Juist bij de start van maatschappelijke programma’s, start ups, productontwikkeling, sociale projecten en netwerkverbanden zijn de condities optimaal voor de dynamiek van actie-genererende beeld- en oordeelsvorming. 

Procesmatig creëren is een complete denk- en werkwijze die gebruik maakt van deze dynamiek én er zitten ook elementen in die passen bij het ‘oude’ stuurmodel. Procesleiders en politici zullen steeds meer in staat worden geacht om beide genoemde stuurmodellen, die elkaar lijken uit te sluiten, tegelijkertijd toe te passen. Ik heb procesmatig creëren vaak toegepast bij een doorstart van programma’s en complexe projecten die in chaos waren beland of steeds vastliepen. Omdat in zo’n situatie niemand de positie heeft om iets eenzijdig af te dwingen, is het samenwerken vooral een cyclisch zoekproces. Toch is de ‘oude’ organisatiestructuur er ook en daar kan je niet om heen. Het verloop van Verkenning, Opbouw  naar Uitvoering in figuur3 is daar een voorbeeld van.

Schermafbeelding 2016-05-11 om 22.37.10
Figuur 3: Cyclisch zoekproces netwerkvorming

Iedere cyclus heeft een aparte samenstelling van deelnemers die een beeld- en oordeelsvorming (zie figuur 2) doormaken, eindigend in een besluit. Iedere cyclus bouwt voort op het besluit van de vorige cyclus, maar de samenstelling van de groep verbreedt zich steeds. Dus…naarmate de inhoud van het proces concreter wordt, neemt het aantal betrokken partijen toe ! Toch blijven bij de overstap naar een nieuwe cyclus partijen in- en uitstappen met hun belangen en hun ambities. Het leiden van een netwerk vereist daarom een open houding.  Als een leider niet vooringenomen is en open staat voor alle inbreng, dan kan hij volledig aanwezig zijn met wie hij zelf is en niet met wat hij al of niet wil afdwingen. Deze neutrale houding omvat volgens MIT:

openhea
Figuur 4: Een open houding

Daar horen vier niveau’s van luisteren en waarnemen bij:

  1. Downloaden
  2. Feitelijk luisteren
  3. Empathisch luisteren
  4. Generatief luisteren

In de blogs Creatieve Interventies en Creative Interventions and leadership, beschrijf ik deze niveau’s uitgebreid. De dynamiek achter het stijgen naar een ‘hoger’ niveau is hier van cruciaal belang, want dat is de bron van de creatiekracht achter het besturingsmodel van  “dynamische oordeelsvorming”. Die creatiekracht van “denken, voelen, willen en doen” helpt mensen om eerst samen vernieuwend te denken én stimuleert hen vervolgens om samen aan de slag te gaan en iets nieuws te creëren. Goethe noemde het stijgen naar een ‘hoger’ niveau van complexiteit: Steigerung.

Downloaden staat voor het voeren van ongefundeerde oordelen, sympathieën, antipathieën en onderbuik gevoelens. De overgang van downloaden naar feitelijk luisteren vindt plaats op het moment dat een onderzoek naar de feiten en wetenschappelijk denken een heel ander licht werpt op die vooroordelen en onderbuik gevoelens. 

De overgang van feitelijk luisteren van empathisch luisteren vindt plaats op het moment dat het overbruggen van verschillen in beleving en perceptie tussen deelnemers aan de orde is. Het is de overgang van het kijken naar een objectieve werkelijkheid buiten jezelf naar het -inleven in – en -binnenkomen van- de innerlijke wereld van iemand anders. Het gevolg is weer een perceptiesprong: een fundamenteel andere kijk op ieders ‘eigenheid’ en die van de ander.

De overgang van empathisch naar generatief luisteren vindt plaats als men dankzij de kracht van het gemeenschappelijk gevormde oordeel, in actie wil komen. De overgang van afgescheidenheid naar gemeenschappelijkheid maakt ruimte voor vernieuwing. Er is dan de missie ontstaan om een vernieuwende bijdrage te leveren. Artsen en patiënten bijvoorbeeld die intensief gaan samenwerken om genezing te bespoedigen of vakbonden die geen 3% loonsverhoging meer eisen, maar CAO’s polderen. 

schermafbeelding-2016-09-21-om-21-59-42
Figuur 5: Het verband tussen de MIT niveau’s van luisteren en de dynamiek van actie-genererende beeld- en oordeelsvorming.

Burgerparticipatie

Een omgeving waar de “dynamiek van actie-genererende beeld- en oordeelsvorming” veel goeds kan doen is de participatie democratie. Onze huidige politieke leiders worstelen met een groeiende kloof tussen hun perceptie op onze maatschappelijke problemen en de werkelijke dynamiek waar burgers dagelijks mee te maken hebben. Zij willen nog steeds uitstralen dat ze in hun eentje ‘het geheel’ overzien en onder controle hebben. Ze zijn daarbij niet neutraal zoals een staatsman, maar krijgen inspiratie uit neo-liberale of socialistische hoek. In plaats van het proces te faciliteren staan ze voor bepaalde oplossingen. Dat betekent dat ze impliciet het ‘oude vertrouwde’ besturingsparadigma van de Leeuw (zie figuur 1) hanteren én niet open staan voor een andere stuurfilosofie. Dat past goed bij onze (indivi)dualistische denkbeelden, maar niet meer bij de complexe en geëmancipeerde dynamiek van dit moment. Beeld- en oordeelsvorming die los staat van de uitvoering en de effecten daarvan in de omgeving, leidt tot vooroordelen, veroordelingen, stereotypen en vooral oude oordelen die vroeger klopten, maar nu niet meer. Steeds meer beleidsplannen van gemeente- en provincie ambtenaren, die zo tot stand komen, belanden zonder effect in een la. Het grote bezwaar is dat deze denk- en werkwijzen uit de representatieve democratie de verschillen in perceptie tussen politici en burgers botweg negeren. Eens in de vier jaar tijdens de verkiezingen worden er allerlei oplossingen beloofd waarvan iedereen weet dat de kans klein is dat ze werken. Het sluiten van compromissen tussen de heersende belangen en het vragen om feedback achteraf van burgers is nu echt onvoldoende. 

Zie ook de oproep van Minister Plasterk: http://doedemocratie.net/democratic-challenge

Er is behoefte aan een nieuwe vorm van democratie naast de reguliere instrumenten als referenda, inspraak, stemmen en inspreken op commissie vergaderingen. “Een stukje burgerparticipatie werkt niet” (Jan Lunsing in Trouw)  Het gaat om een vorm die de kloof dicht. Bij inspraak wordt de burger pas betrokken op het moment dat er keuzes gemaakt worden of zelfs pas vlak voor het moment van handelen.

Hoe overbrug je verschillen in perceptie ?

Een verschil in perceptie omvat:

  • hoe men iets ervaart en daarover denkt;
  • de innerlijke beleving (emotionele reactie) die dat oproept;
  • en wat naar hun oordeel moet veranderen en eraan gedaan moet worden.
figuur3: ORBI-cyclus van Edgar Schein MIT

Hoe opvallend, maar niet verrassend is het, dat de bestanddelen van perceptievorming van Schein uit Massachusetts vrijwel identiek zijn aan de vier dimensies in het model van figuur 2 van Bos uit Wageningen . De ORBI-cyclus (observatie, reactie, beoordeling, interventie) beschrijft hoe kwetsbaar het causale verband is tussen observatie en interventie. De kans dat vooroordelen, onderbuik gevoelens en misinterpretaties ruis veroorzaken, is zeer groot. Iedere leider zou ervan kunnen leren dat beeld- en oordeelsvorming alleen betrouwbaar kan zijn als het:

  • plaatsvindt met diegenen die direct betrokken zijn bij de probleemsituatie in de praktijk;
  • niveau van downloaden (ongefundeerde oordelen, misinterpretaties en onderbuikgevoelens) wordt ontstegen, 

Het model voor actie genererende beeld- en oordeelsvorming (figuur 2) daarentegen laat zien dat haar dynamiek verschillen in perceptie overbrugt. De reden is dat “denken, voelen en willen” een drie-eenheid is en dat ze in een bepaalde volgorde ook nog ‘actie-genererend’ werkt. Het model is al in 1974 door A.H. Bos ontdekt in een wetenschappelijke laboratoriumsituatie voor oordeelsvorming in groepen. In dat onderzoek bleek al dat niets in deze lemniscaat los staat (onafhankelijk) is van de rest van het model. De interpretatie van feiten hangt bijvoorbeeld nauw samen met de manier waarop die feiten beleefd worden en met hetgeen men daaraan wil veranderen. De huidige politieke probleemoplossers echter, springen het liefst van observatie naar interventie. Ze proberen andermans meningen en oordelen zo veel mogelijk te negeren. Alsof er maar één oplossing mogelijk is en dat het daarmee klaar is. Voor hen is het een rekensom en de rest is storing op de lijn van hun gedachte.

Op lokaal en regionaal niveau is het al zo ver dat allerlei experimenten worden gestart. “Denk bijvoorbeeld aan een jaar lang experimenteren met vergadervormen in de raad (Amersfoort); aan bewoners als maatschappelijke aandeelhouders (Nijmegen); Stadsgesprekken (Utrecht); coöperatieve vertegenwoordiging (Groningen), Democratisch Onderwijs (Eindhoven) en een Wijkinvesteringsfonds (Rotterdam Delfshaven). http://doedemocratie.net/democratic-challenge”

Schermafbeelding 2016-01-24 om 14.00.19Dynamische beeld- en oordeelsvorming wordt vaak toegepast in een netwerkverband van burgers, ondernemers en overheid dat samen in cycli een creatieproces doorloopt. De rivier de Berkel bijvoorbeeld loopt van hartje Duitsland naar de IJssel in Zutphen. Duitse en Nederlandse gemeenten, waterschappen, professionals, bewoners en ondernemers hebben in een Berkeldal conferentie samen besloten een aantal projecten te starten om de rivier schoner en aantrekkelijker te maken voor gebruik en toerisme. Op de terugkomdag kwamen 100 mensen en op de conferentie zelf waren 70 mensen. Ik neem deel aan het onderdeel ‘Berkel in de stad’, Het is een netwerk van bewoners, ondernemers, Waterschap, gemeente Zutphen en professionals. De gemeente Zutphen en het Waterschap maken hierin de overstap van formele naar informele en interactieve beleidsvorming. Wij zullen als bewoners niet alleen meedenken, maar ook meedoen en onze eigen actieve bijdrage leveren. De betrokken beleidsambtenaren zijn in feite procesleiders geworden die geen oplossing meer aandragen, maar het proces faciliteren dat uiteindelijk leidt naar een gemeenschappelijk gewenste verbetering van ons leefklimaat. 

Hoe weet ik dan dat ik met het juiste bezig ben ?

Dit is wat een wethouder mij vroeg toen ik haar adviseerde om gewoon aan de slag te gaan met informele interactieve beleidsvorming. Het is een prachtige vraag want bij het ontkoppelen van beleid en uitvoering is het voordeel dat je vooraf alles kunt uitdenken en zó zeker denkt te weten dat je goed bezig bent. Dat dit in de praktijk vaak niet klopt, weten we inmiddels ook. Maar het punt is dat je bij de start van informele interactieve beeldvorming niet zeker weet of je met het juiste bezig bent. Je zult moeten leren vertrouwen op de ervaring dat de wijsheid van ‘crowd thinking’ altijd groter is dan de grootste slimmerik kan bieden. Bovendien brengt de dynamiek je vanzelf bij het juiste als je tot handelen overgaat. Handelingen brengen namelijk beweging en dat roept weer reacties op in de omgeving die weer de beeldvorming veranderen. Je zult dus niet gelijk de eerste keer het juiste doen. Het is een eindeloze beweging die in wezen autonoom is en zo het resultaat van alle overbodige ballast zal zuiveren. De vraag is daarom niet:”Hoe weet ik dat ik met het juiste bezig ben ?”

loyaliteit-is-het-effect-van-de-goede-dingen-goed-doen-115359De belangrijkste vraag is:”Hoe weet ik dat we het juiste uitgangspunt hebben ?” of “Hoe weet ik dat ik juist bezig ben ?” 

Deze ‘zijnsgeorienteerde’ zelfreflectie is kenmerkend voor de bijdrage van een dienstbaar leider. Zij weten dat hun werkdag probleemloos verloopt als ze goed in hun vel zitten. Ook leraren kennen dit fenomeen. Als een procesleider niet zuiver bezig is, verloopt de dynamiek van actie-genererende oordeelsvorming stroef! Niet zuiver wil hier zeggen dat de procesleider niet helemaal open, vrij en neutraal is.

Als hij stiekem:

  • partijpolitieke aspiraties heeft of
  • overdreven problematiseert/bagatelliseert of
  • langdurig afgeleid is door andere zaken of
  • vooraf al een oplossing in zijn hoofd heeft of
  • een dubbele agenda erop na houdt of
  • een bepaald financieel belang dient,

slaat de dynamiek vast. Dit geldt overigens alleen voor de procesleider en een harde kern van het procesteam. De rest van de betrokkenen mag zich politiek opstellen en mag ook in- en uitstappen. Uiteraard wel binnen de regels en conform vooraf vastgestelde procesafspraken. Een procesleider moet daarom karakters van mensen en hun drijfveren feilloos kunnen inschatten.

Hij moet ook in staat zijn om interventies procesvaardig en effectief toe te passen in resonantie met de cycli van het proces. Hier ga ik in de volgende blog over procesmatig creëren dieper op in. 

schermafbeelding-2016-09-24-om-18-17-46
Vijf soorten interventies binnen procesmatig creëren